1.1.Sumario
Objetivo. Contabilidad Sistemas de Contabilidad. Cuentas. Asientos.
1.2. Objetivo
Conocer los conceptos fundamentales de la Contabilidad, de forma que el usuario se vaya familiarizando con estos términos contables.
1.3. Contabilidad
1.3.1. Definición
La contabilidad consiste en el registro adecuado de las operaciones efectuadas por una empresa, por ejemplo: la compra de una mesa, de forma que permita conocer la situación en la que se encuentra la misma, por ejemplo: ¿puede pagar a la tienda de muebles que le ha vendido una mesa?, los resultados que ha alcanzado (beneficio o pérdida) y cómo los ha obtenido.
Por ahora, quédese con la siguiente frase: la misión fundamental de la contabilidad es informar, ya que de la lectura de las anotaciones de las operaciones -siguiendo un ritual específico de contabilización- y de los informes que se extraen, se puede elaborar una radiografía estática o dinámica del negocio.
1.3.2. Teneduría de Libros
Para una adecuada consecución del objetivo prioritario de la contabilidad, conocer el resultado que ha obtenido la empresa y cómo lo ha alcanzado, necesitamos aplicar una serie de reglas que nos ayuden a anotar de forma correcta en los libros comerciales las operaciones que se generan, es decir, necesitamos desarrollar la teneduría de libros.
En la actualidad, este concepto se encuentra en desuso y para describir la práctica anterior se utiliza sencillamente el concepto contabilidad.
1.3.3. El Contable
El Contable es un profesional de la contabilidad capaz de armonizar los movimientos contables de una empresa, generando los asientos representativos de las operaciones mercantiles, aplicando las reglas de contabilidad en función de la actividad de la empresa y de los objetivos de información que se pretendan cubrir. También prepara los informes contables.
Con el avance de la técnica contable y de las herramientas administrativas, equipos informáticos fundamentalmente, el contable hoy en día también suele ejecutar el trabajo administrativo, función que antiguamente estaba asignada al Tenedor de Libros.
1.3.4. Ejercicio Contable
Ejercicio contable es aquel periodo en el que se desarrolla un ciclo contable completo. Generalmente coincide con el año natural. En el mismo se han de registrar todas las operaciones que se hayan generado en su transcurso.
Es conveniente disponer de un marco temporal donde se desarrolla la actividad de la empresa, de forma que se pueda ver la evolución del negocio, liquidar los impuestos a la Administración Pública y repartir beneficios si éstos se han obtenido o subrogarse en las pérdidas.
1.4. Sistemas de Contabilidad
1.4.1. Teoría de la contabilidad
La Teoría de la Contabilidad es la información elaborada con criterio razonable y establecida para la exposición de los sistemas de contabilidad, de forma que los interesados en aplicar alguno de los métodos puedan realizarlo disponiendo de instrucciones suficientes y claras.
Desde el nacimiento de las anotaciones contables, ha existido una explicación de la forma de hacer la contabilidad que se ha trasmitido a los tenedores de libros y/o contables.
La Teoría de la Contabilidad ha apreciado en las últimas décadas un gran avance. Conforme prospera la Civilización y se multiplican las operaciones mercantiles y las relaciones económicas, se elaboran sucesivas corrientes de contabilidad para explicar las nuevas situaciones contables generadas.
1.4.2. Sistemas Principales
Las primeras inclinaciones hacía el registro de las operaciones mercantiles surgen en el momento en que la Humanidad necesita conocer su economía. Pero este registro eran meras retenciones mentales de esos hechos económicos. A partir de ahí, y debido a la dificultad de las retenciones mentales, se pasó a anotaciones en papiros, tablillas, etc.
Los sistemas a seguir para realizar las mencionadas anotaciones y su correcta interpretación son dos, fundamentalmente: Partida Simple y Partida Doble.
1.4.2.1 La Partida Simple
Conforme el comercio entre pueblos iba creciendo, los métodos básicos de registro no eran suficientes, desembocando en una solución contable más ordenada y metódica, integrada por mayor número de libros.
El sistema de partida simple es sólo aplicable a empresas muy pequeñas y se basa en la descripción del movimiento de determinados elementos patrimoniales. Su objetivo es saber el valor del patrimonio y de las deudas a nuestro favor y en contra, pero no registra las modificaciones que se van sucediendo.
Se anotan las operaciones mercantiles de forma aislada en cada una de las partidas, sin establecer coordinación entre las cuentas. No posee normas de carácter constante por lo que son variados los métodos de trabajo contable. Este método solía ser utilizado por las Haciendas Locales.
Por ejemplo: compro una mesa; describimos la mesa y anotamos su precio; la amplitud de la descripción que registremos dependerá del grado de información que necesitemos; en todo caso, acompañando a esa descripción aparecerá el precio o valor económico de esa “mesa”. Sin embargo, la depreciación o desgaste de esa mesa conforme pasa el tiempo, dependiendo del método, puede que no la tengamos en cuenta y, en todo caso, no existe la relación entre el libro donde se registra la mesa y el libro donde se registra la deuda con el proveedor (si, por ejemplo, esa mesa no la hemos pagado).
Hoy en día, una forma administrativa que puede acercarse a la Partida Simple podría ser los requisitos que la Administración Pública describe para aquellos empresarios individuales que se adscriben a determinados regímenes fiscales (tributación por módulos, por ejemplo), donde sólo se exige cumplir con el mantenimiento de específicos registros contables (registro de ingresos, registro de gastos, registro de inversiones, ...) En nuestra opinión, estas prácticas fiscales influyen en la gestión contable de esos negocios y en muchísimos casos el empresario no dispone de la visión económica que facilita la Partida Doble.
1.4.2.2 La Partida Doble
El monje franciscano Fray Lucas Pacciolo en el 1494 expone por primera vez la teoría de la Partida Doble. Describe este método como la “aplicación de un sistema de representación y coordinación contable para registrar los hechos económicos a través de una doble anotación que coordina su origen y financiación y su concreción o inversión”.
El sistema de partida doble se basa en una ecuación que constituye el principio del equilibrio por el cual
ACTIVO – PASIVO EXIGIBLE = NETO
considerando que cualquier hecho contable genera una doble anotación: en cuentas de activo o pasivo o en las que modifican el neto (ingreso o gasto, beneficio o pérdida).
1.4.3. Activo
Está formado por los Bienes y Derechos con los que cuenta la empresa. Bienes serían los elementos que posee la entidad, caso de los Terrenos y Edificios, Equipos Informáticos, Maquinaria, Dinero o Cuentas en Banco. Lo que nos deban los clientes y resto de deudores corresponderían a los Derechos, caso de facturas o letras pendientes de cobro.
1.4.4. Pasivo Exigible
En la fórmula que nos ocupa, el Pasivo Exigible lo componen las deudas, obligaciones de pago, que mantengamos con terceros, ya sean proveedores (acreedores de productos y/o servicios sobre los que se sustenta nuestra actividad empresarial) o acreedores (resto de suministradores de productos, servicios o capital).
1.4.5. Neto
Este bloque registra los Recursos Propios del negocio, es decir el capital que el empresario ha aportado de su bolsillo. Evidentemente, si los beneficios que se vayan generando no son detraídos del negocio, éstos formarán parte del Neto, bien como Reservas, bien como Resultados Pendientes de Aplicación.
1.4.6. Pasivo Total
Sin embargo, existe otra definición más general que incluye a las partidas de NETO (los Recursos Propios). Así, en este caso, el PASIVO estaría formado por los recursos propios más los recursos ajenos. Los propios serían el capital y las reservas; los ajenos, las deudas que tiene contraídas la empresa con terceros, sean proveedores o la propia Hacienda Pública.
En este caso, la fórmula anterior quedaría:
ACTIVO = PASIVOÉste es el equilibrio del Balance.
1.4.7. Balance
Se encuentra representado por las cuentas que forman el Activo y el Pasivo, expresadas de forma separada y, generalmente, en dos columnas. Las de Activo en la columna de la izquierda y las de Pasivo en la de la derecha.
1.5. Cuentas
1.5.1. Debe y Haber
Una cuenta es un estado contable que permite representar la evolución de un determinado elemento patrimonial. Por ejemplo, la cuenta “Material de Oficina” es un compendio de anotaciones contables que reflejan las operaciones de compra de artículos de oficina.
Dicho estado se divide en dos partes: Debe y Haber. El DEBE se sitúa a la izquierda y el HABER a la derecha. Registrar una anotación en el Debe de una cuenta se denomina CARGAR (o también adeudar o debitar), mientras que el registro en el Haber supone ABONAR (datar o acreditar). Una cuenta puede representarse de la siguiente forma:
DEBE CUENTA HABER
Si compramos un paquete de papel para la impresora, anotaremos (cargaremos) en el Debe de la cuenta “Material de Oficina” la operación.
1.5.2. Débito, Crédito y Saldo
La suma de las anotaciones realizadas en el Debe se denomina DÉBITO, mientras que la suma del Haber CRÉDITO. La diferencia entre el Debe y el Haber de una cuenta es el SALDO de la misma. Anotar el importe de dicha diferencia en la parte donde la suma sea menor significa saldar la cuenta, puesto que la nueva suma sería de igual importe en ambas partes.
Si el paquete de papel ha costado 5 euros y no se ha registrado otra operación antes, el Débito de la cuenta Material de Oficina es 5 euros y en este caso, su Saldo es, también, de 5 euros.
Cuando el Debe de una cuenta es mayor que el Haber, su saldo se dice que es deudor, positivo, por lo que la cuenta se denominará deudora; en el caso contrario, el saldo será acreedor, negativo, y la cuenta se denominará acreedora. Cuando el resultado de la diferencia entre el debe y el haber sea cero, dicha cuenta está saldada y a dicho saldo se denomina nulo.
1.5.3. Apertura y Cierre de una Cuenta
Abrir una cuenta supone anotar en la parte superior del correspondiente estado el título de la misma. Normalmente se llevará en un libro a doble folio. La apertura de una cuenta se genera con la primera anotación que se realice en la misma.
Si es la primera vez que compramos material de oficina, procederemos a la apertura de la cuenta “Material de Oficina” anotando la operación en el Debe de la misma.
LIQUIDAR una cuenta conlleva determinar su saldo, es decir, anotar el importe del saldo de la misma en el lado de la cuenta cuya suma de partidas (débito o crédito) sea menor de forma que se contrarresten ambos sumandos. Una vez saldada se procederá a CERRAR la cuenta.
COMPENSAR una cuenta, en cambio, supondría reducir en todo o en parte el saldo, sea deudor o acreedor, con otro de distinto signo.
1.5.4. Clasificación de las Cuentas
Las cuentas se pueden clasificar, entre otras, de la forma que sigue:
Cuentas de Activo o Pasivo
Cuentas de Pérdidas o Ganancias
Cuentas de Ingresos o Gastos
Cuentas Generales o Personales
Cuentas de Efectivo
Cuentas de Inmovilizado
Cuentas de Patrimonio Neto
Cuentas de Existencias
Cuentas de Ventas o Compras
Una cuenta Personal puede ser de Activo (como el caso de clientes o deudores) o de Pasivo (proveedores o acreedores) . Las cuentas de Efectivo, Inmovilizado o Existencias son cuentas de Activo por representar bienes o derechos; en cambio las de Proveedores o Acreedores, dado que son deudas y obligaciones, son cuentas de Pasivo.
Dentro de las cuentas de Pérdidas y Ganancias incluiríamos las cuentas de gestión o de resultados, es decir, las que recogen las ventas o ingresos y las compras o gastos. No todos los ingresos de una empresa provienen de las ventas de sus productos, también pueden generarse por los intereses de las cuentas bancarias o por la venta de un inmovilizado por mayor importe al de su valor contable.
En cuanto a las cuentas de Compras, son las que se generan por las adquisiciones de material para su venta, transformación o consumo, sin incluir, entre otros, la Maquinaria, los Edificios o los Vehículos (Inmovilizado) destinados a uso propio. Las cuentas de Gastos representan los sueldos, alquileres, teléfono, etc.
Las cuentas de Neto representan la diferencia entre el activo y el pasivo exigible y entre éstas se incluiría el Capital, las Reservas y el Remanente.
1.6. Asientos
1.6.1. Definición
Cada hecho contable genera una anotación en el Libro Diario a través de lo que se denomina ASIENTO. Los asientos pueden ser simples o complejos. Los primeros suponen un solo cargo y un solo abono, mientras que los segundos constan de varios cargos y abonos.
Si hemos comprado un cartucho de tinta para la impresora, que nos ha costado 30 euros, y lo hemos pagado con efectivo, el asiento que se anotaría en el Diario sería:
| Importe en euros | CARGO | | ABONO | Importe en euros
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| 30,00 | Material de Oficina | a | Caja euros | 30,00 |
|
| x |
| |
>
1.6.2. Clasificación
El ASIENTO DE APERTURA de dicho libro se genera al cargar las cuentas deudoras y abonar las cuentas acreedoras por los importes de sus saldos iniciales. El ASIENTO DE CIERRE, en cambio, se constituye cuando se abonan las cuentas deudoras y se cargan las acreedoras por los importes de sus saldos finales.
El traspaso del asiento de cierre al Libro Mayor provoca la anulación de todos los saldos de las cuentas que quedan saldadas. El traspaso de cualquier anotación en el Libro Diario a las cuentas de Mayor se denomina PASAR ASIENTOS.
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