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| Fuente de la imagen: Adecuado uso de sistemas informáticos para facturar (M. Velasco, 2023) |
Resumen: La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha puesto a disposición de las personas contribuyentes una aplicación gratuita de facturación, accesible desde su Sede Electrónica, con el objetivo de facilitar la generación de facturas electrónicas y el envío directo de los registros correspondientes. Este formulario cumple con el reglamento VERI*FACTU, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). La herramienta está dirigida al personal autónomo, profesional y las empresas que emiten un número reducido de facturas o cuyo proceso de facturación es relativamente sencillo. El sistema ofrece simplicidad al no requerir la instalación de software adicional, cumplimiento normativo al garantizar los estándares de seguridad y trazabilidad, e integración directa con la Agencia Tributaria. El acceso se realiza mediante la identificación de la persona usuaria a través de Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico. Es una condición necesaria que la aplicación solamente permite emitir facturas completas, no facturas simplificadas (tickets), por lo que es obligatorio consignar los datos del destinatario en todos los casos.
Palabras Clave: Facturación electrónica, AEAT, VERI*FACTU, Aplicación gratuita, Cumplimiento normativo, Sistemas informáticos de facturación (SIF).
Summary: The Spanish State Tax Administration Agency (AEAT) has made available to taxpayers a free invoicing application, accessible from its Electronic Office, with the aim of facilitating the generation of electronic invoices and the direct submission of the corresponding records. This form complies with the VERI*FACTU regulation, approved by Royal Decree 1007/2023, which regulates the requirements for Electronic Invoicing Systems (SIF). The tool is aimed at self-employed individuals, professionals, and companies that issue a small number of invoices or whose invoicing process is relatively simple. The system offers simplicity by not requiring the installation of additional software, regulatory compliance by guaranteeing security and traceability standards, and direct integration with the Tax Agency. Access is granted by user identification via Cl@ve Móvil, electronic certificate, or electronic ID card. It is essential that the application only allows the issuance of full invoices, not simplified invoices (receipts), therefore, it is mandatory to include the recipient's information in all cases.
Keywords: Electronic invoicing, Spanish Tax Agency (AEAT), VERI*FACTU, Free application, Regulatory compliance, Electronic invoicing systems (SIF).
1. Introducción
El contexto de la modernización tributaria ha impulsado la implementación de sistemas que aseguren la trazabilidad y seguridad de las operaciones comerciales.
En este sentido, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece el reglamento VERI*FACTU, que regula los requisitos esenciales para los sistemas de facturación.
En respuesta a estas obligaciones, la AEAT ha desarrollado y puesto a disposición un formulario web accesible y gratuito para las personas contribuyentes.
La guía de usuario detalla las especificaciones técnicas y operativas de la herramienta.
2. Requisitos y Acceso del Personal Usuario
La accesibilidad del formulario web constituye una de sus principales ventajas, eliminando la necesidad de instalación de software. Para su uso, el personal usuario requiere únicamente un navegador web (se garantiza la compatibilidad con Microsoft Edge, Google Chrome y Mozilla Firefox actualizados) y un sistema de identificación admitido.
Los sistemas de identificación aceptados incluyen el certificado electrónico admitido por la AEAT, el DNI electrónico (DNIe) y Cl@ve Móvil. El acceso a la aplicación se realiza a través de la Sede electrónica de la AEAT, dentro del apartado “Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU”. Una vez que la persona usuaria se ha identificado, debe seleccionar si actúa en nombre propio o si lo hace en nombre de un tercero (mediante apoderamiento previo).
3. Condiciones de Operación y Funcionalidades
El sistema opera bajo condiciones específicas de uso que deben ser consideradas por las personas emisoras de facturas. Solamente se permite expedir facturas en nombre propio o a través de apoderamiento autorizado.
La aplicación está diseñada para emitir únicamente facturas completas, lo que implica que todas las facturas deben incluir obligatoriamente los datos de un destinatario o cliente, no permitiéndose la generación de facturas simplificadas (tickets). Este requisito cumple con el artículo 19 de la Orden HAC/1177/2024, de 18 de octubre.
Las funcionalidades para la gestión de la facturación incluyen:
1. Emisión de facturas: Permite el acceso directo al proceso de facturación.
2. Consulta de facturas: Posibilita encontrar todas las facturas enviadas previamente mediante el formulario web, utilizando los campos de búsqueda disponibles.
3. Borradores: Permite guardar plantillas o facturas que se hayan dejado incompletas, facilitando su uso posterior para una generación más ágil.
Adicionalmente, la aplicación proporciona servicios de gestión para optimizar el proceso. La opción "Mis datos" permite cumplimentar la información de la persona emisora una sola vez, incorporándose automáticamente en las facturas generadas.
El sistema también facilita la gestión de carteras de clientes, productos/servicios y números de serie, permitiendo la importación de listados para evitar la cumplimentación manual.
La creación de números de serie consecutivos, además, asegura el cumplimiento automático de la obligación de numeración correlativa (Artículos 6.1.a y 7.1.a del Reglamento de Obligaciones de Facturación).
4. Proceso de Generación de la Factura Electrónica
El proceso de emisión de una factura se divide en tres fases visibles en el formulario:
1. Cumplimentar solicitud (Paso 1): Requiere la introducción de los datos del obligado a la emisión (o su carga automática desde "Mis datos"), la información del destinatario (que puede ser ingresada manualmente o recuperada de la "Gestión de clientes"), los datos identificativos y de clasificación de la factura, y la descripción de los productos o servicios (posible de ingresar manualmente o recuperar desde la opción "Recuperar producto/servicio"). También se pueden añadir ajustes de retención y datos de pago.
2. Firmar y enviar solicitud (Paso 2): Tras la validación, se muestran todos los datos cumplimentados para su confirmación y se permite una previsualización de la factura.
3. Confirmación y Envío (Paso 3): Se procede a la firma y envío tras la pulsación de "Conforme", resultando en la presentación de un recibo en pantalla. La factura emitida está disponible para su descarga en formato PDF.
5. Ventajas y Cumplimiento Normativo
Este sistema garantiza que, una vez completados los datos, el proceso es doblemente efectivo: se genera una factura electrónica que incluye un código QR verificable por la persona destinataria, y simultáneamente, se envía el registro de facturación directamente a la AEAT, asegurando el cumplimiento de VERI*FACTU.
Esta integración directa es una ventaja clave. No obstante, es importante señalar que no es posible exportar los registros generados desde esta aplicación para continuar la facturación en otros SIF.
6. Crítica a la herramienta
6.1. Fortalezas: Simplicidad y Cumplimiento Garantizado
La principal virtud de esta aplicación radica en su simplicidad y su garantía de cumplimiento normativo.
1. Barrera de entrada baja: La aplicación está específicamente dirigida a personal autónomo, profesionales y empresas que gestionan un número reducido de facturas o cuyos procesos de facturación son relativamente sencillos. Se elimina la necesidad de instalación de software adicional o de conocimientos técnicos avanzados, ya que se accede directamente desde la Sede Electrónica de la AEAT utilizando navegadores comunes (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox) y sistemas de identificación estándar como Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
2. Integración Directa y Seguridad: El sistema ofrece una integración directa con la AEAT. Al generar una factura, el proceso es doble: se crea la factura electrónica con su código QR (cotejable por la persona destinataria) y, simultáneamente, se envía el registro de facturación a la AEAT, asegurando el cumplimiento de los estándares de seguridad y trazabilidad de VERI*FACTU.
3. Funcionalidades de Apoyo: Aunque es una herramienta básica, incluye utilidades que agilizan el proceso para el personal usuario recurrente, como la cumplimentación automática de la información del emisor a través de la gestión "Mis datos", la posibilidad de guardar borradores, y la gestión de carteras de clientes, productos y números de serie, permitiendo incluso la importación de listados para evitar la entrada manual de datos. Además, la creación de números de serie consecutivos ayuda a cumplir automáticamente con la obligación de numeración correlativa.
6.2. Limitaciones Funcionales y Exclusividad del Sistema
A pesar de sus ventajas, la aplicación presenta condiciones de uso que actúan como limitaciones severas para contribuyentes con requisitos de facturación más amplios o que busquen flexibilidad:
1. Exclusión de Facturas Simplificadas (Tickets): La restricción más significativa es que la aplicación solamente emite facturas completas. Esto significa que, obligatoriamente, todas las facturas generadas deben incluir los datos del destinatario o cliente. La propia guía advierte de que intentar emitir una factura sin destinatario resultará en el error "DEBE AÑADIR DESTINATARIO," reforzando la condición de que no admite facturas simplificadas (tickets). Este requisito limita su utilidad para negocios de venta al público (retail) o servicios que requieren emitir un alto volumen de tickets sin datos de cliente.
2. Falta de Portabilidad de Registros: La gestión de las facturas y los registros generados es exclusiva de esta aplicación. La guía es explícita al señalar que no es posible exportar los registros para utilizarlos o gestionarlos en otros Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Esto implica que si la persona contribuyente crece o decide migrar a un software externo más robusto, los datos históricos generados con la herramienta de la AEAT quedan aislados en dicho sistema, dificultando la integración de datos y la continuidad operativa.
3. Audiencia Limitada: Si bien es una ventaja para el público objetivo, la aplicación no está diseñada para las complejidades de facturación que enfrentan las grandes empresas o aquellas que requieren una gran personalización, integraciones con Enterprise Resource Planning (ERP) o funciones avanzadas de gestión.
7. Propuesta de Mejora
La efectividad y la adopción de la herramienta podrían maximizarse mediante la superación de limitaciones clave relacionadas con la gestión de datos y la amplitud de los tipos de documentos fiscales.
A continuación, se proponen tres ejes de mejora funcionales y operativos, sustentados en las condiciones de uso actuales detalladas en la documentación oficial:
7.1 Eje 1: Mejora en la Gestión de Datos y la Portabilidad (Open Data)
Actualmente, la documentación establece la condición de uso "No es posible exportar registros para continuar con la facturación en otros sistemas informáticos de facturación (SIF)". Esto impone una limitación significativa de escalabilidad para el personal usuario que, aunque comienza con un proceso de facturación sencillo, puede requerir migrar a un sistema SIF externo y más robusto en el futuro.
Propuesta de Mejora:
1. Habilitar la Exportación de Registros (Lote de Datos): Implementar una funcionalidad dentro del apartado "Otros Servicios" que permita la exportación masiva de los registros de facturación generados en la aplicación.
2. Formato Estandarizado: Dicha exportación debe realizarse en formatos estructurados y de fácil procesamiento (como XML o CSV), que faciliten la importación de los datos históricos a otros sistemas de facturación compatibles con VERI*FACTU, eliminando el "bloqueo de datos" que implica la actual gestión exclusiva en la aplicación.
7.2. Eje 2: Ampliación de la Capacidad de Emisión de Documentos
El formulario gratuito está configurado para emitir únicamente facturas completas, lo que conlleva la obligación de consignar los datos del destinatario en todas ellas. En consecuencia, la aplicación "no emite facturas simplificadas (tickets)". Esta restricción limita drásticamente la utilidad de la herramienta para negocios minoristas o servicios de bajo importe que, aunque cumplan con el perfil de "facturación sencilla", requieren emitir tickets.
Propuesta de Mejora:
1. Módulo de Facturación Simplificada: Desarrollar un módulo opcional dentro de la aplicación que permita la generación de facturas simplificadas (tickets), siempre que estas cumplan con los requisitos de VERI*FACTU.
2. Validación Dinámica de Destinatario: Modificar la validación de manera que el error "DEBE AÑADIR DESTINATARIO" solamente se active si la persona usuaria ha seleccionado expresamente el tipo "factura completa". Si se selecciona "factura simplificada," los campos del destinatario podrían ser opcionales, permitiendo así una mayor flexibilidad para el personal contribuyente.
7.3 Eje 3: Optimización de la Usabilidad y Soporte Integrado
La aplicación cuenta con una amplia red de soporte externo (FAQs, informador VERI*FACTU, chat, correo electrónico), pero los errores frecuentes a menudo requieren la remisión del personal usuario a enlaces externos para la solución.
Propuesta de Mejora:
1. Integración del Soporte Informático Básico In-App: En lugar de simplemente remitir a enlaces externos para errores comunes (como el Error 403 o el error de certificado), integrar una herramienta de diagnóstico básico dentro de la pop-up del error.
2. Asistencia contextualizada: El acceso a los canales de ayuda podría facilitarse integrando el Informador VERI*FACTU directamente en la interfaz de la aplicación, ofreciendo respuestas sobre "cuestiones no técnicas (cumplimentación, ámbito de aplicación)" sin que la persona usuaria tenga que abandonar el proceso de facturación.
3. Documentación Actualizada en Versiones Posteriores: Asegurar que las futuras versiones (la guía actual es la v1.0, de 10/10/2025) incorporen las correcciones y cambios de funcionamiento de manera clara en el "Control de cambios".
Estas mejoras harían que la aplicación gratuita garantice el cumplimiento normativo y se convierta en una herramienta más escalable y funcional para la base de contribuyentes a la que está dirigida.
8. Conclusiones
La aplicación gratuita de facturación de la AEAT representa una herramienta para el personal autónomo y las pequeñas estructuras empresariales, facilitando su adaptación a las exigencias del reglamento VERI*FACTU. Ofrece una presumible vía sencilla e integrada para la emisión de facturas completas y su registro directo ante la Administración Tributaria, minimizando las barreras técnicas y reduce el riesgo de incumplimiento normativo en materia de seguridad y trazabilidad.
No obstante lo anterior, su diseño opera bajo una fuerte condición de exclusividad y restricción de funcionalidad. La imposibilidad de emitir facturas simplificadas y, especialmente, la imposibilidad de exportar los registros (lo que se traduce en un bloqueo de datos) obliga a la persona usuaria a elegir entre la conveniencia inmediata de la herramienta gratuita y la necesidad de un sistema flexible y escalable a largo plazo.
Metafóricamente, la aplicación de la AEAT es como un carril exprés y gratuito para cumplir con la ley tributaria: es rápido y directo, pero solamente permite vehículos muy específicos (facturas completas) y una vez que se entra, no permite desvíos ni la transferencia de la carga a otro vehículo (exportación de registros). Quienes prevean necesitar la flexibilidad de llevar diferentes tipos de carga o cambiar de ruta en el futuro, deberán optar por un sistema SIF externo desde el principio.
9. Recursos Generativos utilizados en la redacción de este artículo
Teniendo en cuenta que se ha seguido la estructura de un artículo científico, formato conocido por la IAG, para la elaboración de este contenido se ha utilizado IAG en la fase de búsqueda de información, así como en la mejora de la redacción y adaptación de ésta a un lenguaje coloquial. Asimismo, antes de editarlo se ha pasado el filtro de plagio (9% de coincidencias) y de lenguaje IAG (12% de coincidencias), considerando ambos ratios razonables y asumibles.
10. Referencias
• AEAT. (2025). Guía de usuario de la Aplicación gratuita de facturación de la AEAT v1.0. Informática Tributaria.
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento VERI*FACTU.
• Orden HAC/1177/2024, de 18 de octubre.