Requisitos de los programas informáticos que facturen

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Se ha publicado en mi país el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación[1]. Argumenta el Legislador en el Preámbulo que las necesidades de adaptación del tejido empresarial español a las exigencias de la digitalización, sumadas a la creciente demanda de la sociedad en orden a obtener de sus administraciones tributarias una constante mejora de la asistencia y del control tributario, impone necesidades de estandarización y modernización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos contables, de facturación y de gestión de empresarios y profesionales. Esta modernización exige, por un lado, asegurar la interconexión de tales sistemas informáticos, y su compatibilidad con los sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas, pero, por otro lado, exige también asegurar la calidad de la información, la confianza en la inalterabilidad indebida de los datos, la trazabilidad de los mismos y la interdicción del uso del llamado software de supresión y manipulación de ventas.

Según el Legislador, la digitalización de los procesos de gestión empresarial[2], se lleva a cabo generalmente mediante el uso de sistemas informáticos, por lo que el “adecuado” uso de estos sistemas informáticos[3] no es indiferente a las autoridades tributarias[4], automatismo apropiado que representa la garantía de certeza de los datos que, por disposición legal, sirven para la acreditación y cumplimiento de obligaciones tributarias de toda índole. Pero la interacción con estos sistemas informáticos ha creado nuevos desafíos a la Administración tributaria encargada de la comprobación de la veracidad y exactitud de las bases imponibles contenidas en las declaraciones presentadas por los obligados tributarios: por una parte, necesidad de acceder e interactuar con tales datos en su formato nativo, sin traslados o conversiones informáticas, y, por otra parte, a evitar de una forma preventiva y radical comportamientos de falta de integridad, como la manipulación o alteración de los registros después de su generación. Y es que el examen en la práctica comprobadora de dichos sistemas informáticos ha permitido constatar que, en ocasiones, facilitan[5] la ocultación de la verdadera realidad económica y tributaria de sus usuarios, omitiendo y alterando los datos reales, o interpolando o adicionando datos ficticios.

Los sistemas informáticos a menudo integran módulos o utilidades creados por sus productores con finalidad defraudatoria específica. En otros casos, los sistemas informáticos presentan vulnerabilidades que permiten, a otras personas o al propio interesado, la incorporación de otros programas[6] tendentes a permitir la sustitución de los datos reales por otros alterados, lo que determina que gran parte de Administraciones tributarias de todo el mundo[7] hayan implantado normativas estrictas y medidas de control y seguridad específicas para dificultar el fraude y facilitar la comprobación de unos datos que, por su naturaleza, son volátiles, duplicables, fácilmente manipulables de formas muy difíciles de detectar. Dichas soluciones normativas y técnicas adoptadas en los diversos países han evolucionado en paralelo al avance tecnológico desde los años ochenta del siglo XX hasta nuestros días buscando diferentes objetivos, también presentes en mayor o menor medida en la presente norma, como el refuerzo de la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales; conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.

Otras metas no menos importantes son incentivar al consumidor final para que solicite los comprobantes de sus operaciones y pueda remitir voluntariamente a la Administración tributaria la información básica de esas facturas para verificar su registro y la exactitud de los datos reflejados en las mismas; la garantía de integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos registrados, dificultando la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas. Entre dichos elementos se pueden citar, el encadenamiento de datos de facturas, las huellas digitales del contenido de éstas, el empleo de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital para asegurar el no repudio de los registros; contribuir a una mayor igualdad ante la ley y a un reforzamiento de los principios de equidad y capacidad contributiva en el reparto de las cargas tributarias; obtener una mayor eficacia en la comprobación tributaria de los órganos que tienen asignada esa competencia o facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones. 

La consecución de estos objetivos hace necesaria la exigencia de determinados requisitos que aseguren la integridad de los datos de facturación registrados. Pero para el Legislador esas exigencias implican necesariamente la adopción de medidas de control y seguridad en los sistemas informáticos de facturación en consideración a la importancia central de dichos sistemas para asegurar el cumplimiento general de los requisitos legales en los sistemas y programas informáticos que soporten también los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales. Por ello, la normativa se centra exclusivamente en garantizar que los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de los obligados tributarios cumplan el conjunto de estos requisitos, quedando fuera de su ámbito objetivo los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales. El Real Decreto pretende incentivar la concienciación fiscal de los clientes y del público en general favoreciendo la colaboración activa contra los incumplimientos. Se quiere dar una mayor relevancia al papel de los consumidores finales o destinatarios de las facturas en el nuevo sistema, de manera que para cada factura completa o simplificada que reciban, en soporte electrónico o impresas en papel, estos puedan, en su caso, remitirla a la Administración tributaria para asegurar el cumplimiento tributario de los obligados a su emisión. Fuente de la información: BOE.

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[1] Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. BOE» núm. 291, de 06/12/2023. Entrada en vigor: 07/12/2023 Si quieres acceder al documento, clickea AQUÍ. Sitio visitado el 06/12/2023.

[2] Con el objeto de realizar el debido registro y control de las operaciones y la correcta emisión de facturas por parte de empresarios y profesionales.

[3] Además de servir a la gestión y el control interno de la actividad de las empresas.

[4] Que precisan de los mismos para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.

[5] Mediante utilidades digitales diseñadas específicamente para la evasión o defraudación tributaria

[6] Denominados parches de tipo phantomware o zapper, entre otros.

[7] En línea con las recomendaciones efectuadas desde instituciones internacionales como la OCDE.