Contabilidad de las Asociaciones

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La normativa vigente sobre el derecho de asociación en España establece ciertos requisitos que deben cumplir todas las asociaciones constituidas, con el fin de garantizar su transparencia y correcto funcionamiento. Uno de los aspectos fundamentales es la obligación de llevar una contabilidad adecuada. Según la normativa española reguladora del Derecho de Asociación[1], estas entidades, además de llevar una relación actualizada de los asociados, debiendo mantener una lista renovada de sus miembros, deben llevar una contabilidad que permita obtener una imagen fiel del patrimonio, resultados y situación financiera de la entidad, lo que incluye la realización de un inventario de sus bienes y la recopilación de actas de las reuniones de los órganos de gobierno y representación. Esta contabilidad debe ajustarse a las normas específicas que les resulten de aplicación, lo que implica que pueden existir regulaciones adicionales dependiendo del tipo de actividad que realicen, siendo importante destacar que los beneficios obtenidos por las asociaciones deben destinarse exclusivamente al cumplimiento de sus fines, sin que quepa en ningún caso su reparto entre los asociados. Pero ¿Qué significa que la contabilidad debe ajustarse a las normas específicas que le resulten de aplicación? Las normas específicas que pueden aplicarse a las asociaciones en España para llevar su contabilidad incluyen, por ejemplo, el Plan General de Contabilidad para Entidades Sin Fines Lucrativos, adaptado por el Real Decreto 1491/2011[2], que, si bien no es obligatorio para todas las asociaciones, se recomienda su uso para garantizar una contabilidad clara y transparente. En algunos casos, las asociaciones que realizan actividades económicas pueden estar sujetas a las disposiciones del Código de Comercio (CCom)[3], especialmente si superan ciertos límites de ingresos. En ese sentido, la Ley 49/2002, de Régimen Fiscal de las Entidades Sin Fines Lucrativos[4], que regula aspectos fiscales y contables para asociaciones que cumplan con los requisitos para acogerse a este régimen, establece obligaciones contables específicas para aquellas organizaciones que superen ciertos límites de ingresos, identificando ingresos y gastos relacionados con rentas exentas y no exentas. En conclusión, las asociaciones tienen la responsabilidad legal de llevar una contabilidad adecuada y transparente, lo que además de ser un requisito normativo, es un menester esencial para su gestión interna y para mantener la confianza de sus asociados y del público en general, proporcionando el sistema contable claridad sobre la situación económica de la asociación, asegurando que se cumplan sus objetivos sociales de manera eficiente.

La anterior conclusión, acerca de que deben de llevar una contabilidad adecuada, nos puede llevar a reflexionar acerca de qué contabilidad, es decir ¿Contabilidad Simple? ¿Contabilidad por Partida Doble? La contabilidad por partida simple es un sistema básico de registro financiero que se centra principalmente en la anotación cronológica de las entradas y salidas de efectivo. A diferencia de la contabilidad por partida doble, cada transacción se anota una sola vez, ya sea como un ingreso o como un gasto. Con una contabilidad por partida simple, la información que se obtiene es limitada en comparación con la partida doble, pero puede ser suficiente para ciertas entidades o individuos con operaciones financieras sencillas. Principalmente, se obtiene registro de ingresos[5], registro de gastos[6], saldo de efectivo[7] y un seguimiento básico de los movimientos de tesorería[8]. Pero es necesario destacar lo que no se obtiene con una contabilidad por partida simple: información sobre activos no monetarios[9], información sobre pasivos[10], información sobre el patrimonio[11], no se relaciona el origen y el destino de los fondos[12],no permite la elaboración de estados financieros completos[13], mayor dificultad para detectar errores[14] e información limitada para la toma de decisiones[15]. En síntesis, la contabilidad por partida simple ofrece una visión básica del flujo de efectivo, pero carece de la profundidad y el detalle que proporciona la contabilidad por partida doble para comprender la situación financiera integral de una entidad, limitándose su uso a personas físicas o entidades muy pequeñas con operaciones financieras sencillas que no requieren una información contable exhaustiva. Por su parte, la contabilidad por partida doble es un sistema que establece que cada transacción económica afecta al menos a dos cuentas contables, registrándose cada movimiento simultáneamente en el "Debe"[16] y en el "Haber"[17] por el mismo importe. Al aplicar la contabilidad por partida doble, se obtiene un registro preciso y completo de todas las transacciones[18], se mantiene la ecuación contable[19], se facilita la detección de errores y fraudes[20], se posibilita la elaboración de estados financieros[21], se puede seguir el origen y destino de los fondos[22], se pueden analizar tendencias de ingresos y gastos[23], se posibilita la evaluación de la salud financiera general de la asociación[24], se genera información para la toma de decisiones[25] y mayor transparencia y confiabilidad de la información financiera[26]. Para finalizar, la contabilidad por partida doble a la par que registra las transacciones de una asociación, establece un sistema de control y equilibrio que garantiza la exactitud, integridad y transparencia de la información económica y financiera de la entidad.

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[1] Art. 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación. Publicado en: «BOE» núm. 73, de 26/03/2002. Entrada en vigor: 26/05/2002.

[2] Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos. «BOE» núm. 283, de 24/11/2011. Entrada en vigor: 01/01/2012.

[3] Art. 25 CCom.

[4] Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo. Publicado en: «BOE» núm. 307, de 24/12/2002. Entrada en vigor: 25/12/2002.

[5] Se lleva un control de todo el dinero que entra en la caja o en la cuenta bancaria.

[6] Se anota todo el dinero que sale por pagos de diversos conceptos.

[7] Permite conocer el saldo disponible en un momento determinado, ya sea en la caja física o en las cuentas bancarias.

[8] Se puede observar la evolución de las entradas y salidas de dinero a lo largo del tiempo.

[9] No se registra el valor de bienes como equipos, inventario, propiedades, etc.

[10] No se lleva un control de las deudas u obligaciones pendientes de pago.

[11] No se registra el capital aportado ni las reservas.

[12] Solo se registra el movimiento del efectivo sin especificar la contrapartida contable.

[13] No se puede generar un Balance de Situación o una Cuenta de Pérdidas y Ganancias con la información de la partida simple.

[14] Al no haber un sistema de doble registro, es más complicado identificar fallos u omisiones.

[15] La falta de una visión completa de la situación financiera dificulta la toma de decisiones estratégicas.

[16] Aumento de activo o gasto, disminución de pasivo o patrimonio.

[17] Disminución de activo o gasto, aumento de pasivo, ingreso o patrimonio.

[18] Cada operación queda asentada con su contrapartida, lo que facilita el seguimiento y la verificación.

[19] Se asegura que la ecuación fundamental de la contabilidad (Activo = Pasivo + Patrimonio) siempre esté equilibrada.

[20] Cualquier desequilibrio entre el Debe y el Haber indica un error que debe ser investigado.

[21] Proporciona los datos necesarios para generar el Balance de Situación (que muestra la situación financiera de la empresa en un momento dado), la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (que informa sobre los ingresos y gastos durante un período) y el Estado de Flujos de Efectivo (que muestra los movimientos de efectivo).

[22] Permite rastrear de dónde provienen los recursos y cómo se utilizan.

[23] Facilita la identificación de patrones y la evaluación del rendimiento financiero.

[24] Ofrece una visión integral de la situación económica de la entidad.

[25] Proporciona datos cruciales para que la dirección y otras partes interesadas tomen decisiones financieras informadas.

[26] Al estar cada transacción doblemente registrada, la información contable es más robusta y confiable.