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La obligación de expedir y entregar factura es una de las más relevantes en el régimen general del IVA. Los sujetos pasivos deben expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustándose a lo que se determine reglamentariamente[3]. Esto significa que cada vez que se realice una operación sujeta al IVA, se debe emitir una factura que cumpla con los requisitos establecidos por la normativa. Las facturas deben contener información específica, como el NIF del emisor y del receptor, la descripción de los bienes o servicios, el tipo impositivo aplicado, y el importe total de la operación, entre otros. La falta de emisión de facturas o la emisión de facturas incorrectas puede dar lugar a sanciones y a la imposibilidad de deducir el IVA soportado. Los sujetos pasivos también tienen la obligación de conservar la documentación relacionada con sus operaciones. Los documentos que justifiquen las operaciones realizadas deben ser conservados durante un período de cuatro años[4]. Esto incluye no solo las facturas emitidas, sino también las recibidas, así como cualquier otro documento que pueda ser relevante para la liquidación del impuesto.
La conservación de estos documentos es crucial, ya que la Administración tributaria puede requerir su presentación en cualquier momento para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. En caso de auditorías o inspecciones, la falta de documentación puede resultar en la imposición de sanciones. La contabilidad es otra de las obligaciones formales que deben cumplir los sujetos pasivos. La contabilidad debe permitir determinar con precisión el importe total del IVA repercutido a los clientes y el importe total del IVA soportado por el sujeto pasivo[5]. Esto implica que los sujetos pasivos deben llevar un registro detallado de todas sus operaciones, tanto de ventas como de compras. Los registros contables deben ser llevados de acuerdo con las normas establecidas en el Código de Comercio y en la normativa contable aplicable. Es importante que los registros se realicen dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto, ya que cualquier retraso puede dar lugar a sanciones. Los sujetos pasivos están obligados a presentar declaraciones-liquidaciones periódicas del IVA. Deben presentar las declaraciones-liquidaciones correspondientes e ingresar el importe del impuesto resultante[6].
Estas declaraciones se presentan generalmente de forma trimestral, aunque también existe la obligación de presentar una declaración-resumen anual. Las declaraciones deben reflejar con precisión las operaciones realizadas durante el período correspondiente, así como el IVA repercutido y soportado. La correcta presentación de estas declaraciones es fundamental para evitar problemas con la Administración tributaria y para garantizar el derecho a la deducción del IVA soportado. Además de las obligaciones de facturación y contabilidad, los sujetos pasivos deben presentar información relativa a sus operaciones económicas con terceros. Deben presentar periódicamente, o a requerimiento de la Administración, información relativa a sus operaciones económicas con terceras personas y, en particular, una declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias[7]. Esta obligación es especialmente relevante para aquellos sujetos pasivos que realicen operaciones con otros Estados miembros de la Unión Europea.
La declaración recapitulativa debe incluir información sobre las operaciones realizadas con otros empresarios o profesionales establecidos en la UE, y es fundamental para el control del cumplimiento de las obligaciones fiscales en el ámbito intracomunitario. En el caso de sujetos pasivos no establecidos en el territorio de aplicación del impuesto, existe la obligación de nombrar un representante a efectos del cumplimiento de las obligaciones impuestas en la ley. Este representante será responsable de cumplir con todas las obligaciones formales y sustantivas que correspondan al sujeto pasivo[8]. El nombramiento de un representante es especialmente relevante para aquellos empresarios o profesionales que realicen operaciones en el territorio de aplicación del impuesto sin tener un establecimiento permanente en el mismo. El incumplimiento de las obligaciones formales establecidas en la normativa del IVA puede dar lugar a la imposición de sanciones. Estas sanciones pueden variar en función de la gravedad del incumplimiento y pueden incluir desde multas económicas hasta la imposibilidad de deducir el IVA soportado.
Es fundamental que los sujetos pasivos sean conscientes de sus obligaciones y se aseguren de cumplirlas en tiempo y forma a para evitar problemas con la Administración tributaria. La correcta gestión de las obligaciones formales garantiza el cumplimiento de la normativa y contribuye a una mejor planificación fiscal y a la optimización de los recursos económicos de la empresa. En conclusión, las obligaciones formales de los sujetos pasivos en el régimen general del IVA son diversas y requieren una atención constante por parte de los empresarios y profesionales. Desde la identificación y registro hasta la presentación de declaraciones y la conservación de documentos, cada una de estas obligaciones es crucial para el correcto funcionamiento del sistema tributario. El cumplimiento de estas obligaciones no solo evita sanciones y problemas con la Administración tributaria, sino que también permite a los sujetos pasivos gestionar de manera eficiente su actividad económica y optimizar su carga fiscal. Es esencial que los sujetos pasivos se mantengan informados sobre sus obligaciones y busquen consulten a la Administración Pública o soliciten asesoramiento profesional cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. Fuente de la información: LIVA.
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[1] Artículo 164.1.1º LIVA.
[2] Artículo 164.1.2º LIVA.
[3] Artículo 164.1.3º LIVA
[4] Artículo 165.1 LIVA.
[5] Artículo 166.1 LIVA.
[6] Artículo 164.1.6º LIVA.
[7] Artículo 164.1.5º LIVA.
[8] Artículo 164.1.7º LIVA.